سیستم 5 s

اصول سیستم 5S مقدمه : محیط کار خانه دوم هر انسان شاغل است ودر اصل سازنده و سازمان بخش خانه اول .  یک نفر شاغل قسمت اعظم وقت بیداری خود را در محیط کار سر می کند .صبح به محل کارخود می آید وتا غروب آفتاب در آنجاست . اگر محیط کار سامان یافته باشد خواه نا خواه اثری ماندنی بر احساس - عواطف افکار واعمال شخص می گذارد که خانه و خانواده شخصی او نیز از آنها اثر می گیرد وتنظیم می گردد . محیط کار پر جاذبه و نشاط آور به انسان اعتماد به دست می دهد و مهمترین اثر آن این است که او با شادی ونشاط به محل کار می آید و با تعلق خاطر بیشتر به خانه بر می گردد به این ترتیب اهمیت فعالیتهای سیستم  در دفتر کار باید ابتدا بر کارکردهای اصلی دفتر متمرکز شوند .(5S) فعالیتهای دفتر کار معمولا جایی است که تعداد زیادی از افراد حجم زیادی اطلاعات و نوشته ها را در آن بوجود می آورند و این بدان معنی است که باید چگونگی پردازش اطلاعات ونوشته ها توسط این افراد مرکزتوجه قرار دهیم . این کار بسیار آسان بنظر می رسد اما در واقع برای انجام آن باید عادات صحیح رابه تدریج ودر طول زمان در افراد ایجاد کنیم . بررسیهای ناقص اقدامات بی مقدمه و تلاش برای سر انجام دادن وتمام کردن این کار در مدتی کوتاه صرفا" منجربه نتیجه نگرفتن واتلاف وقت خواهد شد .در بسیاری از دفترهای کارهر روز مقدارزیادی نوشته ها و کاغذهای غیر ضروری تولید می شود.ذخیره سازی آنها خود شغلی جداگانه است .از آنجاکه بسیاری از کارها در دفتر کار به دست افرادو با استفاده از روشها- اختیارات وسلیقه شخصی آنها انجام می شودغالبا" فقط همان شخص انجام دهنده است که از کار خود سر در می آورد وچنین وضعی بر خلاف استانداردسازی ساماندهی است . استانداردهای هر شرکت از دفاتر کار آن شرکت سرچشمه می گیرد .دفاتر کارهر شرکت شکل دهنده اولین تصورات از آن شرکت درذهن افراد است. نه تنها افرادی که مستقیما" خود دفتر کار را می بیند بلکه تمامی افرادی که بوسیله تلفن با آن سروکار دارنند یا نوشته هاو کاغذ هایی از آن دریافت می کنند. استفاده روز افزون از کامپیوترها ودیگرتجهیزات دفتری زمینه های تازه ای را   ایجادکرده است. دیسکتها اینک نقش مهمی در ساماندهی و امور پرونده ها(5S) برای به کارگیری ایفا می نماید اما خود آنها نیز باید به نحوی ساماندهی وپرونده پردازی شوند. دفتر کار مقر مدریت است .  را در دفتر کار حکمفرما سازید چگونه می توانید اجرای آنها را درکارخانه(5S) اگر نتوانید اصول در تمامی  (5S) انتظار داشته باشید . با توجه به اینکه مدریت ابتکار عمل را در اجرای اصول بعهده دارد  ازپنچ اصل ساماندهی  5s بشرح ذیل تشکیل شده است : 1- پاکسا زی(Seiri)   2- نظم وترتیب  (Seiton)                  3- نظافت(Seiso) 4- استانداردسازی (حفظ ونگهداری) (Seiketsu)   5- آموزشفرهنگ ساماندهی (Shitsuke) پاکسازی (Seiri) : به معنی جداسازی اقلام ضروری از غیر ضروری و تصمیم گیری برای غیر ضروریهاست .  در دفتر کار بشرح ذیل می باشد :   فعالیتهای عمده این اصل از اصول5S : 1- کاهش تعداد قفسه بندی ها فرمها لوازم و غیره بمنظور حذف تمامی آنچه غیر ضروری ودست و پا گیر است . 2- بیرون ریختن تمامی کاغذ ها و نوشته ها- پرونده ها لوازم غیر ضروری و یافتن شیوه هایی بهتر برای ذخیره سازی آنها . افراد باید بتوانند آنچه را که می خواهند در مدت 30 ثانیه بیابند.           می توانید فعالیت یا رقابتی را تحت عنوان ( فقط یکی ) به اجرا گذارید تا افراد را تشویق کنید که یادداشتها را در کمتر از یک صفحه بنویسند اشیائ را به صورتی متمرکز وفقط در یک جا نگهداری کنند فقط یک فرم و سند از هر چیز داشته باشند و بالاخره این باور را بدور بیندازند که هر کس باید یک رونوشت از هر چیزی داشته باشد .    3 بررسی و اصلاح نمودن لوازم دفتری از تمامی ابزارها و قفسه بندی هایی که افراددر دفترکار مورد استفاده قرار می دهند تعداد بسیار کمی هستند که دقیقا" برای همان دفتر طراحی شده باشند .   بنا براین جای زیادی برای اصلاح وبهینه سازی وجود دارد .   فعالیت یا رقابتی به نام " فقط یکی " : این رقابت وسیله ای برای ساده سازی و مدرنیزاسیون فرایند ها و تسهیل مدریت است و از آنجا که غیر ضروری ها را حذف و ملزومات را تقویت می کند اساسا" راهی برای پرهیز از زوائد و دوباره کاریهاست .                                                                                                 بسیاری از " یک" ها در اینجا مطرح می شوند که معروف ترین آنها عبارتنداز :                     - یک جا ( هر پرونده در یک جا نگهداری می شود )     - پردازش یک روزه - یک پرونده ( یکی کردن پرونده ها) - جلسات یک ساعته (محدود کردن کنفرانس به یک ساعت )                                       َ   - یادداشت های یک صفحه ای       - بایگانی یک نسخه ای (نگهداشتن تنها نسخه اصلی از هر سند یا نوشته بجای تهیه و نگهداری فتو کپی های متعدد از آنها) ساماندهی پر ونده ها :  در دفتر کار شاید انجام پاکیزه سازی و ساماندهی5S ضروری ترین کار در میان فعالیت های نوشته ها و مدارک باشد . راههایی پیدا کنید که هر کس بتواند آنچه را که می خواهد در مدت 30 ثانیه بیابد .  نظم و ترتیب (SAAeiton): هدف از این اصل مرتب نمودن وسایل مورد استفاده جهت کارهای روزمره می باشد بطوری که دسترسی به آنها براحتی و در حداقل زمان امکان پذیر باشد. از مواردی که در دفاتر کار می توان به آن اشاره نمود به شرح ذیل است : - چیدمان صحیح میزهای کار کارمندان - مرتب نمودن اسناد و مدارک - مرتب نمودن وسایل روی میز کار - نصب نمودن تابلوهای راهنمایی جهت شناسایی کارمندان ومحیط کار -تمیز کردن تعداد پرسنل مناسب با حجم اتاق یا سالن چیدمان صحیح میزهای کار کارمندان جهت فضا سازی مناسب و استقرار پرسنل بر اساس نوع کار دسترسی ارباب رجوع به کارکنان را تسهیل نموده و باعث استفاده هرچه بهتر از فضای محدوده تخصیص یافته به دفاتر مورد نظر می شود . مرتب نمودن اسناد ومدارک می تواند بوسیله برچسب گذاری بر روی زونکنها اسنادو مدارک و نوشتن لیست مشخصات و محتویات هر فایل کتبخانه ویا قفسه و ایجاد بایگانی راکد از مستندات غیر ضروری و ایجاد قفسه هایی مناسب برای بایگانی دیسکتهای کامپیوتری انجام پذیرد . روی میزهایی کار کارمندان نباید وسایل غیر ضروری وجود داشته باشد. در ضمن وسایل موجود نیز باید منظم و مرتب چیده شده باشد . اگر بر روی میزها شیشه قرار گرفته باشد کاغذ ها و مدارک مورد نیازی که در زیر این این شیشه ها وجود دارد بایستی بطرز مناسبی نظم داده شده باشد . یکی از مواردی که باعث تسهیل در دسترسی ارباب رجوع به کارمندان و قسمتهای اداری و کاهش اتلاف وقت صرف شده جهت یافتن این اشخاص یااماکن می گردد نصب تابلو های شناسایی می باشد .  در ضمن استفاده  از تابلوهایی جهت نصب اعلامیه ها و آگهی ها در محل کار ضروری است . لازم به یاد آوری است که مانند محیط های تولیدی تجهیزات بکار رفته در محیط های اداری نیز بایستی در محلهای مناسبی قرار گرفته باشد . نظیر کلیدهای برق ظروف زباله سیستمهای برودتی و حرارتی هواکشها وهود ها شیرهای فلکه گاز    

/ 0 نظر / 9 بازدید